Czego nowi pracownicy nie wybaczają?

Red flagi w procesie onboardingu

Onboarding to kluczowy moment w życiu zawodowym – zarówno dla pracownika, jak i dla firmy. To czas, w którym można zbudować fundamenty zaangażowania i zaufania, ale też łatwo popełnić błędy, które zostaną zapamiętane na długo. Jeśli firma nie podejdzie do onboardingu poważnie, pracownik zaczyna się zastanawiać, czy podjął dobrą decyzję.

Często słyszę od HR-owców, że robią wszystko, aby onboarding był dobrze zorganizowany. Jednak nawet najlepsze intencje nie chronią przed błędami. Wiele z nich to tzw. „red flagi” – sygnały ostrzegawcze, które zniechęcają nowych pracowników już na początku ich drogi w firmie. W tym artykule omówię najczęstsze czerwone flagi i sposoby, jak je wyeliminować. Jeśli rozpoznasz w nich własne procesy, potraktuj to jako szansę na zmianę.

Czy onboarding może pójść źle?

Zdecydowanie tak. Pierwsze dni pracy to moment, w którym pracownik weryfikuje, czy firma spełnia jego oczekiwania. Jeśli onboarding nie jest odpowiednio przygotowany – brakuje dostępu do systemów, stanowisko pracy nie jest gotowe, a harmonogram nie istnieje, pracownik szybko traci zaufanie.

Równie problematyczny jest chaos informacyjny. Zbyt duża liczba danych na raz, brak jasno określonych oczekiwań i niedoprecyzowana rola powodują frustrację. Onboarding to inwestycja w relację z pracownikiem, a błędy w tym procesie mogą skutkować nie tylko utratą talentów, ale także negatywną opinią o firmie.

Zadaj sobie pytanie: czy onboarding w mojej firmie naprawdę wspiera nowych pracowników?

Na co zwracają uwagę nowi pracownicy?

🚩 Chaos informacyjny

Brak spójnej i logicznej struktury onboardingu sprawia, że pracownik zamiast skupić się na wdrożeniu, traci czas na odnalezienie kluczowych informacji. Zbyt duża ilość danych przekazywana jednocześnie prowadzi do przeciążenia poznawczego i utrudnia efektywne przyswajanie wiedzy.

Przykłady:

Brak jednolitego systemu przechowywania materiałów – dokumentacja dostępna w różnych miejscach, bez logicznego podziału.
Pracownik otrzymuje wiele dokumentów, procedur i instrukcji jednocześnie, bez wskazania, co jest priorytetem.

Rozwiązanie:

Wprowadź stopniowy onboarding, oparty na modułach, gdzie pracownik poznaje najpierw kluczowe aspekty pracy, a następnie bardziej szczegółowe informacje.
Udostępnij jedno, centralne źródło wiedzy, np. intranet, platformę e-learningową lub bazę dokumentów, w której nowy pracownik łatwo odnajdzie potrzebne materiały.

🚩 Ignorowanie pytań i wątpliwości

Brak szybkich i merytorycznych odpowiedzi na pytania nowego pracownika sygnalizuje, że firma nie traktuje onboardingu priorytetowo. Brak przypisanej osoby, do której można się zwrócić, powoduje dezorientację i wydłuża czas adaptacji.

Przykłady:

Pracownik nie otrzymuje informacji, do kogo może kierować pytania dotyczące swoich obowiązków i procesu wdrożenia.
Menedżerowie i HR bagatelizują wątpliwości nowego pracownika, zakładając, że „z czasem wszystko stanie się jasne”.

Rozwiązanie:

Wyznacz dedykowaną osobę (mentora, buddy’ego lub HR Business Partnera), do której pracownik może zgłaszać pytania na każdym etapie onboardingu.
Regularnie organizuj spotkania typu check-in, aby weryfikować, czy pracownik otrzymuje wszystkie niezbędne informacje i wsparcie.

🚩 „Onboarding jednorazowy” zamiast procesu

Jednodniowe lub kilkugodzinne wdrożenie jest niewystarczające, by nowy pracownik mógł efektywnie rozpocząć pracę. Jeśli onboarding nie obejmuje kolejnych tygodni i miesięcy, firma traci szansę na stopniowe wdrażanie kluczowych kompetencji oraz budowanie zaangażowania.

Konsekwencje:

Pracownik nie otrzymuje wystarczającej ilości czasu na adaptację i szybciej doświadcza przeciążenia informacyjnego.
Brak systematycznego wsparcia sprawia, że nowa osoba musi samodzielnie odnajdywać się w strukturze organizacyjnej i procedurach.

Rozwiązanie:

Stwórz kilkumiesięczny plan onboardingu, który stopniowo wdraża pracownika w firmowe procesy i kulturę organizacyjną.
Ustal konkretne kamienie milowe (np. podsumowanie pierwszego tygodnia, miesiąca i kwartału), aby na bieżąco monitorować efektywność wdrożenia.

🚩 Niejasny podział odpowiedzialności

Gdy nowy pracownik nie wie, kto odpowiada za poszczególne aspekty onboardingu, proces staje się chaotyczny. Jeśli menedżer i HR nie mają ustalonych ról, zadania związane z wdrożeniem mogą być zaniedbane lub dublowane.

Przykłady:

Pracownik dostaje sprzeczne informacje od HR i swojego przełożonego, ponieważ każdy przedstawia onboarding inaczej.
Nie jest jasne, kto odpowiada za przekazywanie dostępu do systemów, szkoleń czy wdrożenia w procedury zespołu.

Rozwiązanie:

Ustal i jasno zakomunikuj role: HR odpowiada za formalności, menedżer za wprowadzenie w zadania, a mentor za bieżące wsparcie w pierwszych tygodniach.
Przygotuj checklistę onboardingu z przypisaniem odpowiedzialności do konkretnych osób, aby cały proces był przejrzysty.

🚩 Rzucanie na głęboką wodę bez przygotowania

Nowy pracownik, który od razu otrzymuje trudne zadania bez wcześniejszego wdrożenia, szybko traci pewność siebie i motywację. Brak stopniowego zwiększania poziomu trudności może prowadzić do stresu i poczucia niekompetencji.

Przykłady:

Nowy pracownik od pierwszego dnia dostaje projekt, który wymaga znajomości wewnętrznych procesów i narzędzi, których jeszcze nie miał okazji poznać.
Firma oczekuje pełnej efektywności już w pierwszym tygodniu pracy, bez wcześniejszego szkolenia.

Rozwiązanie:

Stopniowo zwiększaj poziom trudności zadań – zacznij od mniejszych, jasno określonych celów, które pozwolą pracownikowi nabrać pewności siebie.
Ustal harmonogram wdrożenia, który zakłada pełne przejęcie obowiązków po kilku tygodniach, a nie od pierwszego dnia.

🚩 Cyfrowe wykluczenie

Brak dostępu do narzędzi pracy w pierwszych dniach to nie tylko organizacyjny problem, ale też sygnał, że firma nie dba o nowe osoby. Spóźnione nadawanie dostępów lub nieprzygotowane miejsce pracy sprawia, że pracownik czuje się zbędny.

Przykłady:

Nowy pracownik musi czekać kilka dni na dostęp do podstawowych systemów, co uniemożliwia mu rozpoczęcie pracy.
Brak przygotowanego stanowiska – komputer, telefon, biurko – sprawia, że pracownik pierwsze dni spędza na czekaniu zamiast na wdrażaniu się.

Rozwiązanie:

Stwórz checklistę wdrożeniową, dzięki której wszystkie dostępy i narzędzia będą gotowe na dzień startu.
Przetestuj systemy i sprzęt przed pierwszym dniem pracy, aby uniknąć niepotrzebnych opóźnień.

Zasada 3xP: Przygotowanie, przejrzystość, priorytetyzacja

Dobrze zaplanowany onboarding to klucz do sukcesu. Aby uniknąć błędów, warto oprzeć proces na zasadzie 3xP: Przygotowanie, przejrzystość i priorytetyzacja. Te trzy filary pozwalają stworzyć środowisko, w którym nowy pracownik od pierwszego dnia czuje się zaopiekowany i zmotywowany.

Przygotowanie – Zorganizuj stanowisko pracy, dostęp do systemów i materiały przed pierwszym dniem.
Przejrzystość – Określ jasne cele, zadania i oczekiwania. Przedstaw strukturę zespołu i wyznacz osobę odpowiedzialną za wsparcie.
Priorytetyzacja – Podziel onboarding na etapy, przekazując informacje stopniowo. Wykorzystaj mikrolearning, aby ułatwić przyswajanie wiedzy.

Podsumowanie

Onboarding to fundament budowania zaangażowania i lojalności pracowników. Red flagi, które zauważają nowi pracownicy, są sygnałem, by przyjrzeć się procesowi i wprowadzić usprawnienia. Zasada 3xP: Przygotowanie, przejrzystość i priorytetyzacja pomaga uniknąć błędów i stworzyć onboarding, który działa.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak wykorzystać grywalizację do usprawnienia onboardingu, zapraszam na nasz webinar: „Jak zgrywalizować onboarding?”. Pokażemy, jak nowoczesne narzędzia mogą odciążyć Twój zespół, angażować pracowników i zapewniać skuteczne wdrożenie.

Niech onboarding stanie się Twoim atutem, a nie wyzwaniem. Do zobaczenia na webinarze!